Guide for oppstartsselskaper til offentlige anskaffelser

Hvordan jobbe med Oslo kommune for å teste og skalere dine løsninger?

Har du et oppstartsselskap som har utviklet en innovativ løsning og har planer om å skalere internasjonalt de neste 1-3 årene? Ønsker du å ha Oslo kommune som kunde eller å teste løsningen sammen med kommunen?

Oslo kommune kjøper produkter og tjenester for mer enn 30 milliarder kroner hvert år, og behovet for innovasjon øker. Bruk denne guiden til å oppdage forretningsmuligheter og komme i kontakt med riktige enheter og beslutningstakere. Som belønning venter anerkjennelse i form av gode referanseprosjekter og Oslo kommune som kunde; og suksessfull implementering kan gi stabile inntekter gjennom hele skaleringsfasen. En kontrakt med Oslo kommune vil også være en døråpner til andre byer og internasjonale markeder.

Her er noen verktøy og tips som vil hjelpe deg å finne muligheter og komme i gang med offentlige anskaffelser.


Anskaffelsesnivåer

Størrelsen på prosjektet kan påvirke din salgs- og forretningsutviklingsstrategi mot offentlig sektor.

Vertical graph of intervals specified bellow

Under 100K NOK

Kommunen kan kjøpe løsningen direkte fra oppstartsselskapet.

100K–1.3M NOK

Kommunen er pålagt å ha med minimum 3 konkurrerende selskaper i anbudsrunden.

Over 1.3M NOK

Aktuelle prosjekter må offentliggjøres på Doffin, den nasjonale databasen for offentlige anskaffelser.

Tips

Anders ThuePartner, Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig
Bli partner eller underleverandør til et eller flere større selskap som har erfaring fra offentlig sektor og kan oppfylle tekniske og økonomiske krav. Å samarbeide kan også hjelpe deg med å score høyere på søknader. Registrer selskapet ditt i databasen for offentlige anskaffelser slik at du får meldinger om prosjekter og nye muligheter. Når du velger CPV-kode, får du beskjed om relevante offentlige anskaffelser. Hvis du er i en tradisjonell kategori, er det sannsynligvis lett å finne CPV-kodene dine. Men hvis du er et mindre tradisjonelt selskap, er det vanskeligere å matche de riktige kodene. I dette tilfellet må du undersøke litt og snakke med folk for å velge de beste kodene for selskapet ditt. Bli kjent med markedet og presenter din løsning for andre i god tid før prosessen for offentlige anskaffelser kommer i gang. Identifiser folk i kommunen som trenger din løsning, og sørg for å også dele informasjon med innkjøpssjefen som leder anskaffelsesprosessen. Les innkjøpskravene nøye for å sikre  at ditt selskap og løsning er kvalifisert før du bruker mye tid på søknadsprosessen. Trekk ut stikkord fra utlysningsteksten og adresser dem spesifikt i ditt anbud. Lær av feil. Ta gjerne kontakt med anbudsgiver for å lære om hvorfor søknaden ikke nådde opp i konkurransen.

Tips

Fredrik GulowsenFounder & CEO, Nyby
Det er helt i orden å begynne smått i stedet for å gå etter den store fisken. Det er fristende å tenke at du skal vinne én stor kontrakt, men Oslo kommune er delt opp i ulike deler med separate innkjøpsenheter, så du bør planlegge å ta kontakt med hvert enkelt. Vær målrettet. Dra på studieturer for å bli kjent med folk i kommunen og utfordringene de ønsker å løse. Tenk på kommunen som en samarbeidspartner, og bli kvitt leverandør-mentaliteten. Snakk språket deres. Tenk nasjonalt, opptre lokalt. Identifiser en felles utfordring på tvers av kommuner med et mål om å replikere og skalere løsningen din. Les offentlig tilgjengelige MOUer/Intensjonsavtaler og offentlige møtenotater for å skjønne behov og identifisere potensielle kunder. Bygg, test, lær, gjenta. Test og valider eller dropp idéen i nettverket ditt og oppsøk kritiske hoder som kan gi tilbakemeldinger og eventuelt bli til ambassadører.

Pilotprosjekter

Start prosjekter og test nye løsninger.

Direktesalg og underleverandører

Identifiser potensielle kunder og samarbeid med erfarne partnere.

Innovative anskaffelser og partnerskap

Løs nøkkelutfordringer sammen med kommunen.

Standard innkjøp

Registrer selskapet ditt i databasen og gi bud.

Pilotprosjekter og andre muligheter

Søk etter relevante prosjekter og muligheter, inkludert forskning og utvikling (FoU)  til innovative anskaffelser. For noen prosjekter kan selskapet ditt søke direkte, mens for andre prosjekter er det den samarbeidende kommunale enheten som må søke.

Forretningsutvikling

Salg av produkter og tjenester til Oslo kommune ligner på business-to-business-salg i privat sektor. Nøkkelen er å være på radaren når anskaffelser tar form.

Utforsk disse ressursene og delta på arrangementer for å identifisere hvor den potensielle fordelen med løsningen din er størst, hvilke offentlige enheter som vil være interessert i å prøve noe nytt, og hvor du kan få kontakt med beslutningstakere og innkjøpskontakter.

Start her for å bygge nettverket ditt og få mest mulig ut av dialogen.


Vær proaktiv

Undersøk kommunens strategier, mål og utfordringer, som er relevante for din bedrift og bransje.


Tenk utenfor boksen - tverrsektorielt

Husk at bedriftens løsning kan ha potensielle bruksområder utenfor din vanlige bransje.


Bygg relasjoner

Planlegg å bygge relasjoner over tid og pleie dem som partnerskap for å løse gjensidige utfordringer.


Delta på arrangementer

Å møte mennesker ansikt til ansikt er alltid den beste måten å forstå behov og åpne dører til muligheter. Delta på arrangementer for å bli kjent med folk i din bransje og lære hvordan ting fungerer.

Verktøy og ressurser

Her er noen verktøy som kan hjelpe til å navigere i offentlig sektor og identifisere relevante prosjekter og anbud.

Tips

Kjersti BergConsultant, StartOff
Pitch hvordan du skal løse et problem, ikke produktet ditt. Tilpass markedsførings- og salgsstrategiene dine til offentlige kunder. Vær oppmerksom på de ulike rollene i den offentlige enheten. For eksempel, kan du ha snakket med noen som er veldig entusiastiske personer, men denne personen er kanskje ikke involvert i anskaffelsesprosessen. Du må bygge relasjoner til både målbruker og den som har ansvar for innkjøp i kommunen. Enten din løsning er utviklet og klar til å implementeres, eller trenger mer utvikling eller justeringer og testing, plikter offentlige virksomheter å vurdere hvordan reglene for offentlige anskaffelser gjelder for å kunne kjøpe den. Offentlige enheter trenger problemløsning, ikke bare produkter. Å oppmuntre leverandører og offentlige enheter til å samles rundt et spesifikt problem kan være en fin måte å skape dialog, møte de rette menneskene og for leverandører å presentere sine problemløsningsevner. Dette kan være en utfordring for relativt nye virksomheter fordi du kanskje ikke har et nettverk innen din sektor. Å lage dette utgangspunktet kan være nyttig for de offentlige enhetene, fordi det kan være en øyeåpner for å forstå privat sektor, startups og scaleups bedre.

Tips

Ida LaustsenInnovation Broker, National Programme for Supplier Development (LUP)
Noen ganger er det viktigere å kvalifisere seg ut av konkurransen i stedet for å investere tid og ressurser i noe du ikke er godt kvalifisert til. For å hjelpe deg med å bestemme om du vil gå etter en ny forretningsmulighet med Oslo kommune: Besøk Oslo kommunes nettside for leverandører hvor de publiserer behov, kriterier, konkurranser og støtte/tilskudd til utviklingsprosjekter. Ta et strategisk valg om å levere til offentlig sektor. Er den offentlige kjøperen en god samarbeidspartner for ditt selskap? Har du tid og ressurser til å levere og delta i en anskaffelsesprosess? Kan du levere eller trenger du å samarbeide med andre selskaper? Se på denne videoen om innovative anskaffelser. Delta på markedsdialoger og leverandørkonferanser som annonseres på DOFFIN eller denne kalenderen. Lytt til behovene og målene som kommuniseres av den offentlige kjøperen. Nettverk. Vis frem løsningene dine og gi innspill til hvordan din bedrift kan bidra.

Case-studier

Les hvordan noen startups har skalert virksomhetene sine gjennom offentlig sektor.

Oda

Smart matlevering sparte Bærum kommune for tre millioner kroner det første året.

Les mer

Dignio

Fjernovervåking av pasienter med langvarige tilstander.

Les mer